El Balance: Foto de la Situación en un momento dado

¿Qué es el Balance?

Como titula el post, el Balance es una foto de la situación en un momento dado, en un día concreto.

Nos muestra lo que queda por recuperar de las Inversiones efectuadas, en términos contables nos muestra el Activo, que se supone permitirá generar Ganancias, confrontándolo con las Fuentes Financieras que han financiado las inversiones, en términos contables el Patrimonio y el Pasivo, generándose, en el caso de los Pasivos, compromisos de pago.

Luego,

el Activo, a excepción del dinero, nos muestra lo que el negocio tiene para poder generar dinero en el futuro, mientras que el Pasivo muestra los compromisos que van a suponer salidas de dinero en el futuro.

¿Cuándo se elabora el Balance?

Cuando se desee, si bien lo normal es dejar que transcurra un tiempo entre foto y foto.

Pensemos que la primera foto se hace el mismo día que se constituye el negocio, la empresa. A esta foto se le llama ‘Balance Inicial’.

Legalmente, la siguiente foto se debe realizar, como máximo, el 31 de diciembre del mismo año en que se hace la primera foto. Así, si la primera foto se hace el 1 de marzo del 2018, legalmente, la siguiente foto se hará el 31 de diciembre del 2018. A esta foto se le llama ‘Balance de Situación a 31 de diciembre del 2018’.

A partir de este momento, en todos los 31 de diciembre de los años venideros se hará una foto de la situación al final de ese día.

Si bien, legalmente debemos hacer una foto todos los 31 de diciembre*, lo conveniente es realizar una foto cada seis meses o cada tres meses y si fuera posible, todos los meses.

*para determinados sectores de actividad se permite que las fotos se efectúen otros días (los 30 de septiembre, los 31 de julio,…,) dependiendo de la estacionalidad que presente el sector.

¿Para qué sirven los Balances?

Para conocer cuál es la situación en un momento dado y poder compararla con la situación anterior.

De ahí, que no sea conveniente dejar transcurrir demasiado tiempo entre foto y foto, ya que nos podemos llevar una sorpresa desagradable.

¿Cómo se elabora un Balance?

Contando todo lo que se tiene (el Activo) y verificando todo lo que se debe (el Pasivo). Por diferencia entre lo que se tiene y lo que se debe, se determina el Patrimonio.

Para contar el Activo se realizan inventarios del género en almacén; inventarios de bienes (maquinaria, mobiliario, vehículos,…); se verifican las facturas emitidas a clientes pendientes de cobrar; se verifica el dinero existente en caja y en las cuentas bancarias; etcétera.

Para verificar el Pasivo se comprueban las facturas recibidas de proveedores que no han sido pagadas; las cantidades de préstamos bancarios pendientes de pago; las nóminas de trabajadores no pagadas; etcétera.

Contablemente implica realizar un Cierre Contable que consiste en cerrar las cuentas contables. Para ello, los contables previamente verifican que la información que contienen las cuentas coincide con la realidad, es decir, con lo que se ha verificado a través de los inventarios, revisión de facturas,…, que hemos comentado anteriormente.

¿Cómo se estructura un Balance?

Las partidas del Activo se ordenan de menor a mayor liquidez, distinguiendo entre Activos No Corrientes (que se recuperarán en un plazo superior a 1 año desde la fecha del Balance) y Activos Corrientes (que se recuperarán en un plazo inferior a 1 año desde la fecha del Balance).

Por su parte, el Patrimonio y el Pasivo se ordenan de menor a mayor exigibilidad, siendo el Patrimonio no exigible y distinguiendo entre Pasivo No Corriente (que es exigible en un plazo superior a 1 año desde la fecha del Balance) y Pasivo Corriente (que es exigible en un plazo inferior a 1 año desde la fecha del Balance).