Los Indicadores de Desempeño:
los KPIs
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Los Indicadores de Desempeño: los KPIs»

Los Indicadores de Desempeño: los KPIs, han de proporcionar información para ver qué tan efectivas son las acciones que estamos llevando a cabo para alcanzar el objetivo.

Antecedentes

Como vimos en el post anterior, el Mapa Estratégico muestra la arquitectura de los distintos Objetivos Estratégicos que hay que alcanzar para que la Estrategia se lleve a cabo.

Para alcanzar dichos Objetivos hay que elaborar los Planes de Acción, los Planes Operativos, que permitan definir las acciones y medidas dentro de cada Línea de actuación, dentro de cada línea Estratégica, que conllevarán a la consecución del objetivo general.

El Plan Operativo recoge la planificación del trabajo diario que contempla desde las acciones a desarrollar; el tiempo que se les dedicará; las personas que las ejecutarán hasta las contingencias u obstáculos que se puedan presentar y sus posibles soluciones.

Para conocer cómo se está ejecutando el Plan Operativo es fundamental disponer de medidas que permitan conocer su progreso, que es lo que vamos a ver en este post.

Tipos de Medidas

Voy a empezar explicando los tipos de medida que se emplean, para luego centrarnos en su utilidad.

Podemos distinguir dos tipos de medidas en base al tipo de información que recopilan: las conocidas como “Métricas” y las conocidas como “Indicadores Clave”.

Aunque suenen un poco raro, enseguida vamos a entender de qué estamos hablando.

Las Métricas

Las “Métricas” recopilan valores sobre el proceso de realización de una actividad y los resultados de la misma.

Distinguiendo entre “Indicadores de Realización de Actividad (IA)” e “Indicadores de Resultado de Actividad (IR)”.

Por ejemplo, un “Indicador de Realización de Actividad” sería el número de veces que se efectúan, se realizan, controles de calidad en el proceso productivo.

Un “Indicador de Resultado de Actividad” sería el % de cantidad de producción desechada en los controles de calidad, es decir, sería el resultado de la realización de los controles de calidad.

Los Indicadores Clave

Por su parte, los “Indicadores Clave” son los valores que hay que alcanzar y muestran “que tan bien” se están haciendo las cosas. Son los Indicadores principales que muestran si será factible lograr un objetivo o no.

Distinguiendo entre “Indicadores de Metas” o “KGIs”, en inglés “Key Goal Indicator”, e “Indicadores de Desempeño” o “KPIs”, en inglés “Key Perfomance Indicator”.

Los “KGIs” definen las mediciones para informar si un proceso ha alcanzado la meta y los “KPIs” definen mediciones que determinan “que tan bien” se está desempeñando el proceso para alcanzar la meta.

Los Indicadores de Meta: los KGIs

Una Meta es cualquier cosa que se pretende lograr en un período de tiempo determinado y con los recursos que se tienen.

Las Metas constituyen la expresión concreta, cuantificable, de los logros que se planean alcanzar en un período de tiempo en relación con el Objetivo.

Cada Objetivo debe expresarse en metas concretas, permitiendo programar cómo lograr dicho objetivo.

Para cada Meta debe identificarse indicadores que permitan medir su grado de cumplimiento.

¡Veámoslo con un sencillo ejemplo!

Supongamos que, actualmente, el % de producción desechada en los controles de calidad es del 15% y como objetivo establecemos que, a un año vista, dicho % se reduzca al 3%.

Para ello, se llevarán a cabo una serie de acciones. Acciones que conforman un proceso. En este caso, el proceso de reducir el % de producción desechada.

Para verificar que dichas acciones se están concretando en una reducción del % de producción desechada, diariamente se efectuará un control de calidad aleatorio. Acabamos de definir un “Indicador de Realización de Actividad”. ¿Qué actividad? Los controles de calidad.

Semanalmente, se calculará el % que la producción desechada, a lo largo de la semana, supone sobre la producción semanal. Acabamos de definir un “Indicador de Resultado de Actividad”. ¿Qué resultado? El % semanal de producción desechada.

Como objetivos intermedios, como metas a alcanzar cada trimestre, establecemos este % semanal de producción desechada. Estos % son los KGIs. Así, al finalizar el primer trimestre, el % semanal de producción desechada debe ser el 12%.

Los Indicadores de Desempeño: los KPIs

A medida que transcurren las semanas, se va recopilando información sobre el % semanal de producción desechada que proporciona el Indicador de Resultado de Actividad. Este es el KPI, que permite verificar el desempeño.

Si a medida que transcurren las semanas, el % semanal de producción desechada va disminuyendo, significa que las cosas se están haciendo bien.

Luego, un KPI, realmente, es un Indicador de Resultado de Actividad. Pero no todos los Indicadores de Resultado de Actividad son KPIs. ¡Ahora veremos por qué!

Los KPIs son medidas que pueden ser financieras o no, como en nuestro ejemplo que no es financiera, que se utilizan para cuantificar objetivos.

Cómo deben ser los KPIs

Los KPIs tienen que ser:

• Específicos
• Medibles
• Alcanzables
• Realistas y
• Oportunos, es decir, que estén disponibles a tiempo.

Y esto de que sea oportuno es muy importante.

Para que un Indicador de Resultado de Actividad sea considerado KPI es básico que la información se pueda obtener diariamente, a lo sumo, semanalmente, como en nuestro ejemplo.

Si en lugar de obtener la información semanalmente, se obtuviera mensualmente, dejaría de ser KPI pasando a ser un Indicador de Resultado de Actividad.

Pensemos que el KPI ha de proporcionar información para ver qué tan efectivas son las acciones que estamos llevando a cabo para alcanzar el objetivo.

Siguiendo con el ejemplo, si en una semana en concreto el KPI empeora, es decir, el % semanal de producción desechada aumenta, enseguida revisaremos el proceso para localizar qué acción o acciones han provocado el empeoramiento. No esperaremos un mes para darnos cuenta de que algo no se está haciendo bien.

Por su parte, los KGIs muestran hasta qué punto va a ser factible alcanzar el Objetivo.

Siguiendo con el ejemplo, si finalizado el primer trimestre, el % semanal de producción desechada alcanzado es del 14%, nos indica que algo no va bien. Tan solo se ha alcanzado el 33,33% de lo previsto.

¿De dónde sale el 33,33%?

Pensemos que teníamos previsto una reducción de 3 puntos porcentuales, sin embargo, tan solo se ha reducido 1 punto que supone un 33,33% de lo previsto (1 dividido entre 3 multiplicado por 100).

Ahora, imaginemos que finalizado el primer trimestre, el % semanal de producción desechada alcanzado es el 9%. ¡Qué alegría nos llevamos! Se ha superado lo previsto en un 200%, ya que se tenía previsto reducir tres puntos porcentuales y se han reducido seis, que es el doble de lo previsto.

Pero la alegría va a ser algo relativa, ya que el objetivo es posible que se alcance en 6 meses, lo que implicará, posiblemente, replantear el cronograma que acompaña al Mapa Estratégico.

Concluyendo

En definitiva, para que la Estrategia se lleve a cabo sin problemas, debemos disponer de una estructura coherente de “Indicadores Clave” que permitan verificar si los objetivos son alcanzables y cuándo. Dicha estructura coherente de indicadores la proporciona el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard.

Que lo veremos en el siguiente post.

Aquí tienes un vídeo explicativo de todo lo visto en el post

¡Que todo vaya bien!