Elaboración de los Planes Operativos
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Elaboración de los Planes Operativos
La elaboración de los Planes Operativos exige definir las acciones a llevar a cabo y la medidas que hay que cumplir.
Implica definir las acciones y medidas que hagan cumplir los objetivos dentro de cada Línea de actuación, dentro de cada línea Estratégica, que conllevarán a la consecución del objetivo general.
Cómo se elaboran los Planes Operativos
En base al Mapa Estratégico que muestra la arquitectura de objetivos, tal y como vimos en el post anterior, debemos elaborar el Plan Operativo para esta Línea Estratégica.
El horizonte temporal suele ser a 1 año vista, de ahí que sea conocido como POA (Plan Operativo Anual), pero se puede elaborar a plazos menores, no siendo recomendable superar el año vista.
Pasos a seguir
Hay que seguir siete pasos para elaborar el Plan Operativo, el Plan de Acción:
El paso 1 es la “identificación de los Objetivos Operativos”.
El paso 2 es la “identificación de los beneficios y de los beneficiarios”.
El paso 3 es la “fijación de límites de tiempo”.
El paso 4 es la “identificación de los principales obstáculos”.
El paso 5 es la “identificación de las habilidades y del conocimiento requerido”.
El paso 6 es la “identificación de las personas implicadas con las cuales trabajar” y.
El paso 7 es el “desarrollo del Plan de Acción”.
¡Vayamos paso a paso!
El primer paso es la “identificación de los objetivos operativos”.
Hay tres aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta a la hora de identificar los objetivos y es que:
- deben ser específicos
- mensurables (medibles) y, además,
- deben establecerse positivamente.
El primer aspecto, la especificidad es clave: no basta con establecer que se captarán “clientes con nivel adquisitivo alto” o que se cobrarán “comisiones altas”, sino que habrá que especificar el nivel de renta mínimo que debe ingresar el cliente para calificarlo como “cliente con nivel adquisitivo alto” o especificar el % de comisión que se va a cobrar por nuestros servicios de intermediación.
Por otra parte, ha de ser mensurable, es decir, ha de ser medible, lo que implica que se pueda comparar una cantidad con su unidad correspondiente para saber cuántas veces la unidad está contenida en la primera. ¡Me explico!
La altura de una persona es una característica mensurable. Una persona que mide 1,80 metros mide 1,80 veces un metro, que es la unidad de longitud del Sistema Internacional.
Sin embargo, cómo se mide la tristeza o la alegría de una persona. No se puede medir, no se puede establecer que una persona está 1,80 triste o tiene cuatro felicidades.
El tercer aspecto hace referencia a que los objetivos deben establecerse positivamente, de tal manera que se vean como hechos ya consumados.
Por ejemplo, “La captación de 120 clientes con un nivel de renta superior a 100.000€ anuales permitirá un incremento del 15% en el beneficio anual”.
Este objetivo es específico, mensurable y se da por hecho.
El segundo paso es la identificación de los beneficios y de los beneficiarios:
Sea cual fuere el ámbito, la perspectiva, en el que se establezcan los objetivos, siempre habrán beneficios y siempre habrá alguien que obtenga esos beneficios.
Si los beneficios son generales, es la organización, el negocio, el beneficiario; pero si los beneficios son particulares hay que identificarlos y enlistarlos para poder darlos a conocer.
Así, la “captación de clientes con nivel adquisitivo alto” redunda en un beneficio general para el negocio, mientras que la “Formación continua del personal” redunda en un beneficio general para el negocio y en un beneficio particular para los empleados.
El tercer paso es la “fijación de límites de tiempo” para la consecución de cada objetivo:
Cuando se establece un lapso de tiempo, se está creando la sensación de urgencia para realizar las acciones a que haya lugar y, además, permitirá conocer anticipadamente si el objetivo se va cumpliendo.
Resulta adecuado elaborar cronogramas que permitan dividir el objetivo en objetivos pequeños:
De un parte, porque así se evita la sensación de que nunca se podrá conseguir el objetivo final, ya que se estará trabajando en el día a día por conseguir objetivos pequeños que sumados permitirán lograr el más importante y, de otra parte, permitirá verificar si en el día a día se está consiguiendo el objetivo.
Siguiendo con nuestro ejemplo, resultará menos agobiante si fijamos el objetivo de conseguir 10 clientes al mes o un cliente cada tres días que fijar el objetivo de conseguir 120 clientes en un año; pero, además, a medida que van pasando los días observamos si el objetivo anual se va cumpliendo.
Y esto está relacionado con el siguiente paso.
El cuarto paso es la “identificación de los principales obstáculos”:
Ya sabemos cuáles son las acciones a llevar a cabo en el día a día, pero si lo que se quiere es alcanzar los objetivos, hay que saber cuáles son los posibles obstáculos que se podrán encontrar en el camino hacia su consecución.
Obstáculos que serán detectados de forma temprana, si fijamos límites de tiempo cortos para la consecución de objetivos pequeños.
El quinto paso es la “identificación de las habilidades y del conocimiento requerido”:
Ya que se conocen cuáles son las acciones a llevar a cabo en el día y los obstáculos que pueden ir surgiendo, hay que determinar qué habilidades y conocimientos tendrán que poseer quienes desarrollen las acciones y hagan frente a los obstáculos.
Lo que está estrechamente relacionado con el siguiente paso.
El sexto paso es la “identificación de las personas implicadas con las cuales trabajar”.
Hay un dicho que dice que “si se acude a la gente apropiada, se encontrará la solución adecuada”.
Si lo que se pretende es mejorar los niveles de producción, seguramente, los indicados para colaborar en la elaboración de Plan Operativo sean trabajadores de la planta de producción; si lo que se pretende es mejorar el nivel de ventas, seguramente, los indicados sean personal de ventas y de servicio al cliente.
El séptimo y último paso es el “desarrollo del Plan de Acción”.
Los objetivos no se conseguirán por el simple hecho de ser específicos y mensurables o sabiendo cuáles son los obstáculos a franquear, los objetivos se alcanzarán si se ejecuta el Plan Operativo de forma juiciosa y en paralelo a un cronograma.
En Definitiva…
El Plan Operativo recoge la planificación del trabajo diario que contempla desde las acciones a desarrollar; el tiempo que se les dedicará; las personas que las ejecutarán hasta las contingencias u obstáculos que se puedan presentar y sus posibles soluciones.
Como se dice, “una planificación adecuada, evita una ejecución deficiente”.
Para conocer cómo se está ejecutando el Plan Operativo es fundamental disponer de medidas que permitan conocer su progreso.
Distinguiéndose diferentes tipos de medidas, pero eso lo veremos en el siguiente post.
Aquí tienes un vídeo explicativo de todo lo visto en el post
¡Que todo vaya bien!
